Poslovna komunikacija

Poslovna komunikacija

Poslovna komunikacija je razmena informacija između ljudi unutar i van jedne organizacije ili preduzeća.
Utiče na ugled organizacije, odnose sa javnošću ali i sa zaposlenima unutar organizacije, reklame i marketing.

Pravilna poslovna komunikacija

u organizaciji utiče pozitivno na mnoštvo različitih faktora.
Neki od tih faktora su:
– Povećana produktivnost;
– Poboljšana poslovna atmosfera;
– Bolje razumevanje.

Organizacija se treba postarati da poseduje dobar i efikasan sistem da bi omogućila bolje razumevanje i komunikaciju među zaposlenima. Posledice nepravilnog sistema:

– nedostatak komunikacije;
– smetnje u komunikaciji;
– konflikti u komunikaciji;
– nesporazumi u komunikaciji.

Zašto je poslovna komunikacija bitna u poslovanju?

Komunikacija je jedan od najvažnijih faktora u poslovanju, ukoliko se interna tj. unutrašnja komunikacija pravilno i jasno primenjuje može dovesti do poboljšanja efikasnosti i motivacije među zaposlenima jedne firme. Sa motivacijom efikasnost može ostati ista, ali bez motivacije efikasnost se ne može poboljšati.

Na istom nivou važnosti kao i unutrašnja komunikacija je eksterna tj. spoljašnja komunikacija.
Eksterna komunikacija uključuje komunikaciju sa klijentima, poslovnim partnerima i drugim firmama. Identitet firme se formira pravilnom komunikacijom i korektnim poslovanjem.

Efikasna i jasna komunikacija među zaposlenima jedne firme povećava produktivnost, uštedu vremena i lakšeg razrešavanja konflikta. Pravilna eksterna komunikacija i razumevanje između zaposlenog i klijenta npr. u vidu tehničke podrške prilikom rešavanja problema dovodi do boljeg mišljenja klijenata, što poboljšava ugled jedne firme.

Bolja unutrašnja komunikacija dovodi do stvaranja dobrih timova i lakšeg razrešavanja konflikta u jednoj organizaciji. Stvaraju se uslovi za kreativnost na radnom mestu koja dovodi do novih poslovnih ideja.

Efikasnost komuniciranja u kompanijama je od izuzetnog značaja jer dobra komunikacija pravilno usmerava i utiče pozitivno na zaposlene u cilju ostvarivanja ciljeva i interesa kompanije, sprovođenja novih promena, generisanja dobrih poslovnih ideja.

Neke od negativnih posledica nastale lošom komunikacijom:

– sumnja i nezadovoljstvo zaposlenih;
– konflikti unutar organizacije prouzrokovani nerazumevanjem i nesporazumima;
– nedovoljan trud i angažovanje zaposlenih, manjak volje;
– loša koordinacija;
– pogoršanje kvaliteta robe i usluga prouzrokovano manjkom razumevanja;
– neshvatanje ili neupućenost o ciljevima i viziji organizacije;
– negativna perspektiva zaposlenih ka novim promenama;
– usporavanje razvoja organizacije;
– nestašica novih poslovnih ideja.

Uspeh putem dobre komunikacije – poslovna komunikacija

Uspeh jedne organizacije zavisi i od kratkoročnih, i dugoročnih ciljeva, koji precizno moraju biti određeni. Kada su ciljevi jasno izraženi, lakše je motivisati i ohrabriti zaposlene, takođe može pomoći zaposlenima da razumeju važnost svojih uloga unutar jedne organizacije.
Pravilna poslovna komunikacija, zajedno sa precizno određenim i jasnim ciljevi poboljšavaju šanse uspeha organizacije.

Otvorena i iskrena poslovna komunikacija sa zaposlenima otklanja sumnje i smanjuje šanse za uslove koje bi doveli do nesporazuma. Poboljšava rešavanje problema i stvara bolju podršku unutar firme, koja dovodi do boljeg uspeha. Zaposleni će biti takođe otvoreniji davanju povratnih informacija koje bi dovele do rešavanja mogućih problema koji utiču na efikasnost.

Manjak unutrašnje komunikacije dovodi do zabuna prilikom promena u jednoj organizaciji.
Pravovremeno informisanje zaposlenih dovodi do boljeg razumevanja ciljeva organizacije.

Oblici poslovne komunikacije

Poslovna komunikacija

Verbalna komunikacija je prenos poruke govorom usmeno, a takođe i rečima pisano.

Usmena komunikacija se odvija svakodnevno, bilo to lično ili poslovno. Pisana komunikacija se odvija prenosom informacije u pisanoj formi bilo to pismom, porukom, mejlom i sl. Oba oblika verbalne komunikacije imaju svoje mane i prednosti, s jedne strane pisana komunikacija je u većini slučajeva preciznija, nije podložna raznim smetnjama i više pažnje se obraća na nju. Sa druge strane usmena komunikacija je više lična i brže se odvija, učesnici dijaloga dobijaju povratne informacije vezane za njihov razgovor u realnom vremenu, takođe poboljšava odnose zapošljenih i podstiče razmenu ideja.

Neverbalna komunikacija

Poslovna komunikacija

Formalna komunikacija

Neformalna komunikacija

Kanali komunikacije – poslovna komunikacija

Kanali formalne komunikacije su:

– Vertikalna uzlazna komunikacija
– Vertikalna silazna komunikacija
– Horizontalna komunikacija

Vertikalna uzlazna komunikacija je komunikacija koja se vrši sa nižih hijerarhijskih nivoa jedne organizacije na više nivoe.

Vertikalna silazna komunikacija je komunikacija koja se vrši sa viših hijerarhijskih nivoa organizacije na niže nivoe.

Horizontalna komunikacija je komunikacija kolega na istom hijerarhijskom nivou unutar jedne organizacije.

Eksterna (spoljašnja) poslovna komunikacija u poslovanju

Nepravilna eksterna komunikacija sa klijentima i okruženjem može dovesti do nepoverenja i gubitka potencijalnih kupaca vaše robe ili usluge. Precizno definisanje karakteristika vaše robe, usluge i promocija prilikom reklamiranja sprečava nesporazume te prirode.

Spoljašnja komunikacija omogućava firmama da lakše podele svrhu svog brenda, viziju firme i ponudu robe i usluga potencijalnim klijentima. Organizacije to mogu učiniti reklamiranjem, prezentacijama i marketingom preko društvenih medija.

Eksterna komunikacija može biti formalna i neformalna.

Organizacije obraćaju posebnu pažnju formalnoj spoljašnjoj komunikaciji. Ona se može ostvarivati putem veb sajtova, mejla, telefona, prezentacija ili na druge načine. Sve to služi stvaranju odgovarajućeg identiteta jedne organizacije.

Potrebno je napomenuti da ukoliko se eksterna komunikacija jedne organizacije ne uradi pravilno može koštati tu organizaciju. S druge strane ukoliko se pravilno odradi eksterna komunikacija može dovesti do širenja vesti o organizaciji, poboljšanog javnog razumevanja kompanije i takođe do novih potencijalnih klijenata.

Neformalna spoljašnja komunikacija

se obavlja putem svakodnevnih poslovnih operacija i za razliku od formalne ne priprema se previše i organizacija ne obraća posebnu pažnju na nju. Menadžeri su često u situacijama gde imaju neformalni kontakt, uglavnom sa menadžerima drugih firmi. Na taj način dolaze i do prikupljanja informacija iz okruženja koje bi bile korisne njihovoj organizaciji.

Svi zaposleni u organizaciji mogu doći do korisnih informacija putem neformalnih spoljašnjih komunikacija. Putem svakodnevnih radnih aktivnosti oni nesvesno upijaju informacije koje povećavaju njihovo znanje koje imaju unutar svoje organizacije. Mnogi ljudi iz spoljašnjeg okruženja mogu formirati sliku i mišljenje o nekoj organizaciji putem načina na koji zaposleni pričaju o njoj, a takođe i neverbalnom komunikacijom u vidu govora tela i signala dok pričaju o organizaciji.

Interna (unutrašnja) poslovna komunikacija

Interna komunikacija u organizaciji odvija se između zaposlenih u toj organizaciji, od velike je važnosti za svakodnevne poslovne operacije. Po obliku interne komunikacije mogu biti usmene, pisane/štampane ili elektronske.

Glavni ciljevi upotrebe internog komuniciranja:

– Poboljšano razumevanje;
– Razvoj korporativne kulture firme;
– Razmena informacija u organizaciji poput izveštaja, informacija o novim pravilima ili instrukcija;
– Usmeravanje i motivisanje zaposlenih;
– Efikasno uspostavljanje novih promena.

Za efikasnu internu komunikaciju u organizaciji neophodno je stvoriti ispravno okruženje sa jasno definisanim komunikacionim kanalima. Potrebno je utvrditi vreme i oblik komunikacije, pridržavati se pravilima i koristiti određene kanale komunikacije, zameniti ili poboljšati kanale za komunikaciju ukoliko nisu zadovoljavajući i postarati se za to da su zaposleni upoznati sa novim promenama.

Prilikom značajnih promena u organizaciji ukoliko nadređeni ne informišu podređene pravovremeno ili ukoliko pokušaju prikriti može doći do nepoverenja zaposlenih, širenja glasina i nezadovoljstva zaposlenih. Neophodno je informisati zaposlene što adekvatnije moguće.

Vrste komunikacije-definicija

Intrapersonalna komunikacija

je komunikacija koja se odvija kada osoba komunicira sama sa sobom tj. kada razmišlja o nečemu. Tada osoba u isto vreme šalje i prima informacije.

Interpersonalna komunikacija

je komunikacija u kojoj komuniciraju dvoje ili više ljudi, najrasprostranjeniji je vid komunikacije i prethodi je intrapersonalna komunikacija.

Paraverbalna komunikacija

je komunikacija u kojoj jedna osoba pokušava izazvati određena osećanja ili određena osećanja u svome sagovorniku, na primer pričanjem negativne ili pozitivne priče.

Interkulturalna komunikacija

je komunikacija koju čine ljudi koji pripadaju različitim kulturama. Informisanost o drugačijim kulturama vodi ka boljem razumevanju prilikom ove komunikacije.

Neverbalna komunikacija

je komunikacija u kojoj se ne koriste reči već gestikulacija i izrazi lica, pratilac je verbalne komunikacije i upotpunjuje razgovor vodeći ka boljem razumevanju.

Persuazivna komunikacija

je vid komunikacije u kojoj osoba pokušava uveriti odnosno ubediti sagovornika da usvoji određene stavove, mišljenja ili da prisvoji određeno ponašanje.

Grupna komunikacija

je vrsta komunikacije koju čine članovi grupe koji su povezani jedni sa drugima. Prilikom ove komunikacije obično se razmenjuju ideje ili mišljenja, dešava se “brainstorming” tj. članovi grupe razmišljaju, dele znanje, kreiraju ideje i pokušavaju da pronađu rešenje za zajednički problem.

Javna komunikacija

za razliku od grupne komunikacije podrazumeva komunikaciju govornika sa većom grupom ljudi. Cilj je obično prenos što više novih informacija.

Usmena komunikacija

je oblik verbalne komunikacije koji se prenosi rečima i može biti monolog ili dijalog.

Pisana komunikacija

je oblik verbalne komunikacije u vidu poruke, mejla, pisma itd.

Neposredna komunikacija

je komunikacija koja se dešava kada su svi učesnici razgovora u istoj prostoriji.

Posredna komunikacija

se dešava kada učesnici razgovora koriste neko sredstvo za komunikaciju, bilo to telefon, kompjuter, faks itd.

Digitalna komunikacija

je savremena komunikacija koja se odvija putem društvenih mreža, mejla, video konferencija, SMS poruka, aplikacija za dopisivanje i sličnih. Takođe može biti na primer čitanje bloga ili gledanje onlajn video snimka jer je to i dalje prenos informacija.

Prodajna komunikacija

je veština komuniciranja sa potencijalnim potrošačima, persuazivna komunikacija i interaktivna komunikacija mogu deliti elemente sa prodajnom komunikacijom.

Interaktivna komunikacija

je način komuniciranja u kome su traženi podaci gotovo odmah dostupni i takođe je moguće deliti povratne informacije gotovo jednakom brzinom.

Marketinška komunikacija
je jedan od primarnih načina komunikacije izmedju organizacija i potencijalnih potrošača. Ima određena pravila i principe, služi za oglašavanje i promocije.

Stilovi komunikacije

-Pasivni stil komunikacije;
-Agresivni stil komunikacije;
-Pasivno-agresivni stil komunikacije;
-Asertivni stil komunikacije.

Možete pročitati naš sveobuhvatan članak o različitim stilovima komunikacije klikom na link: https://aktiv.rs/stilovi-komunikacije/

Poslovni bonton i poslovna komunikacija

Poslovni bonton je skup određenih pravila ponašanja u poslovnom svetu i može vam može pomoći ka ostvarivanju vaših ciljeva i uspešno napredovati u vašoj karijeri. Kulturna komunikacija, lepo ponašanje i pristojno odevanje uvek mogu otvoriti vrata novim mogućnostima. Prvi utisak je ključan, morate biti spremni bilo to video konferencija ili poslovni sastanak uživo u prostoriji.

Poslovni bonton-komunikacija

Kako poboljšati komunikaciju na poslu?
Pravilna komunikacija = uspešna komunikacija

Obraćanje posebne pažnje na način izgovora određenih reči i korišćenje pravilne gramatike jako pozitivno utiče na nečiji prvi utisak o vama, vi prezentujete sebe najbolje pravilnom komunikacijom. Oslovljavanje u poslovnoj komunikaciji je takođe bitno. Pažljivo slušanje sagovornika vodi ka boljem razumevanju i preciznijoj razmeni informacija.

Pisanje poslovnog mejla

Pravilno pisanje mejla je pogotovo važno ukoliko će čitaocu to ostaviti prvi utisak o vama.
Kontaktirali ste prvi put nekoliko potencijalnih klijenata, ali niste dobili nikakvog odgovora?
Kako napisati poslovni mejl?
Postarajte se da vam mejlovi ne budu prepuni mnoštvom različitih informacija, mejlovi vam trebaju biti konkretni i čitljivi.
Obratite pažnju na sadržaj teksta i gramatiku, pročitajte više puta sopstveni mejl i pokušajte razmišljati sa tačke gledišta primaoca.

Barijere tj smetnje u komunikaciji

Barijere su sve smetnje u komunikaciji koje sprečavaju da poruka bude primljena i shvaćena.

Poslovna komunikacija gubi efikasnost pojavom barijera u komunikaciji.

Prepreke mogu biti psihološke, organizacijske ili socijalno-kulturološke.
Razlike u kulturi mogu predstavljati problem u komunikaciji, bez pravilnog pristupa za pomenutu razliku (prevodilac, poštovanje druge kulture…), nije moguće preći prepreku.

Socijalno-kulturološke prepreke mogu biti:

– jezik;
– stereotipi;
– sukob vrednosti;
– nerazumevanje;
– vera.

Psihološke prepreke mogu biti:

– slabo pamćenje;
– manjak koncentracije;
– percepcija;
– emotivne reakcije.

Organizacijske prepreke mogu biti:

– negativno okruženje;
– previše informacija u kratkom vremenskom periodu;
– kontradiktorne poruke;
– loše shvatanje poruka.

Uspešna komunikacija u poslovanju zahteva dobro okruženje, razumevanje među sagovornicima i efikasne kanale komunikacije.

Poslovna komunikacija – uticaj na poslovanje

Kao jedan od faktora koji direktno utiču na poslovanje, poslovna komunikacija je od velike važnosti za organizacije koje žele ostvariti uspeh na dužim stazama. Može biti alat za rast i uspeh jedne organizacije, a može i biti problem, sve zavisi od toga koliko organizacija uloži truda i vremena ka poboljšavanju poslovne komunikacije.

Reference:

Dr Miroljub Banković, prof.- Poslovne komunikacije

Tatjana Vojinović- Poslovna komunikacija i poslovni bonton